Особенности организации и функционирования внутреннего аудита в совместных предприятиях / консорциумах

Автор: Артем Сокольский, к.э.н., CIA, CRMA, MICA, член Института внутренних аудиторов

Функционирование совместных предприятий на территории Российской Федерации, в том числе, с участием иностранных акционеров является одной из наиболее перспективных форм сотрудничества между резидентами и нерезидентами, учитывающей ожидания обеих сторон. Функция внутреннего аудита в совместных предприятиях должна учитывать не только вопросы, связанные с достижением предприятием установленных целей, но и соответствовать ожиданиям всех акционеров. Зачастую внутренние аудиторы сталкиваются с проблемами при подготовке и согласовании плана аудитов и проверок, координации их проведения, сбором информации о результатах, а также при разработке и согласовании планов мероприятий, сроков и лиц, ответственных за их выполнение. Одним из вариантов решения указанных проблем является разработка и согласование всеми заинтересованными сторонами документа, регламентирующего планирование и проведение аудитов в совместном предприятии.

Ключевые слова: внутренний аудит, совместное предприятие, иностранные компании, консорциум, международные основы профессиональной практики внутреннего аудита, планирование и проведение аудитов, координация аудитов.

Современная мировая экономика требует от большинства коммерческих организаций выполнять свои обязательства перед заинтересованными сторонами, а также поставленные перед ними задачи в согласованные сроки и с оптимальным количеством расходуемых ресурсов.

В процессе выполнения поставленных задач руководство компаний может столкнуться с проблемой доступа к перспективным и недорогим источникам сырья, современным технологиям или рынкам сбыта. Одним из вариантов решения указанной проблемы может стать создание совместного предприятия / консорциума (совместного предприятия с несколькими участниками, несущими ответственность за выполнение обязательств, предусмотренных договором).

С учетом особенностей построения взаимоотношений между участниками совместного предприятия / консорциума организация функции внутреннего аудита приобретает дополнительную значимость как для компаний-акционеров, так и для руководства с учетом постоянной необходимости максимально объективной оценки любых аспектов деятельности совместного предприятия / консорциума для последующего формирования решений, максимально учитывающих интересы всех акционеров. Обязательство акционеров организовать функцию внутреннего аудита в совместном предприятии / консорциуме должно быть предусмотрено в Договоре / Соглашении компаний-акционеров о создании совместного предприятия / консорциума.

Подчинение внутреннего аудита в совместном предприятии / консорциуме должно быть организовано в соответствии с требованиями Международных Стандартов для обеспечения объективности оценок и независимости суждений, а именно: функционально внутренний аудит должен подчиняться Совету директоров / Наблюдательному совету, административно – генеральному директору или руководителю другого подразделения, если данное решение было предварительно согласовано акционерами. Информация о подчинении внутреннего аудита должна быть также отражена как в соглашении (договоре) о создании совместного предприятия / консорциума между акционерами, так и в процедурно-нормативном документе самого совместного предприятия / консорциума (Положение о внутреннем аудите совместного предприятия / консорциума).

Основные направления деятельности внутреннего аудита в совместном предприятии / консорциуме:

1. Подготовка плана аудитов и проверок на очередной календарный год (или иной согласованный период), организация рассмотрения и согласования плана руководством и акционерами;

2. Организация и проведение аудитов / проверок, координация аудитов / проверок, инициированных акционерами совместного предприятия / консорциума;

3. Предварительная подготовка информации, оценка ее качества и достаточности в рамках запланированных аудитов акционеров;

4. Проведение объективной и независимой оценки информации по вопросам функционирования совместного предприятия / консорциума, в том числе, оценки принятых управленческих решений и их соответствия согласованным ожиданиям акционеров, а также оценки достоверности информации, предоставляемой акционерам;

5. Оценка состояния внутренней контрольной среды совместного предприятия / консорциума, его возможности достигать стратегических целей и формирование предложений по аудитам с участием акционеров в будущем;

6. Мониторинг выполнения мероприятий, сформированных по результатам ранее проведенных аудитов и проверок (сроки, полнота и качество выполнения мероприятий, оценка эффекта от их выполнения и т.д.);

7. Проведение независимых проверок по заданию руководства и/или акционеров, в том числе, с привлечением представителей акционеров, обладающих высокой квалификацией и существенным опытом по исследуемому вопросу (технические эксперты);

8. Предоставление консультаций заинтересованным сторонам по различным аспектам деятельности совместного предприятия / консорциума, координация работы команд в рамках улучшения внутренней контрольной среды;

9. Иные направления, не оказывающие негативного влияния на независимость и объективность внутреннего аудита.

В процессе своей деятельности функция внутреннего аудита может столкнуться с проблемными ситуациями, способными оказать негативное влияние на независимость внутреннего аудита и/или объективность сделанных оценок, а также на качество выполняемой работы в целом. Наиболее распространенными ситуациями, с которыми сталкиваются внутренние аудиторы в совместных предприятиях / консорциумах, могут быть следующие:

1. Отсутствие единого понимания у компаний-акционеров в отношении ожиданий от функции внутреннего аудита, и, как результат, отсутствие четких задач и критериев для измерения результатов их выполнения;

2. Отсутствие единого подхода у компаний-акционеров к методологии планирования и проведения аудитов / проверок, оценке рисков и уровня важности несоответствий, формированию отчетов по результатам аудитов / проверок, согласованию ответственных лиц и сроков выполнения мероприятий. Зачастую совместное предприятие может столкнуться с проблемой, когда выявленный аудиторами компаний-акционеров недостаток в системе внутреннего контроля предлагается устранить путем выполнения мероприятий, противоречащих друг другу;

3. Низкий уровень взаимодействия между компаниями-акционерами при планировании и проведении аудитов / проверок в совместном предприятии / консорциуме;

4. Низкий уровень доверия со стороны компаний-акционеров к результатам работы аудиторов, номинированных ими, и к функции внутреннего аудита в совместном предприятии / консорциуме в целом;

5. Недостаточный уровень взаимодействия между представителями функции внутреннего аудита и аудиторов компаний-акционеров по вопросам планирования и проведения аудитов / проверок;

6. Проведение аудитов / проверок в объеме, существенно превышающем объем, указанный в предварительно согласованном техническом задании, и, как результат, увеличение времени на проведения аудитов / проверок и согласование их результатов, необходимость привлечения дополнительных представителей проверяемого совместного предприятия для координации аудита / проверки;

7. Руководство подразделений проверяемого совместного предприятия может скрывать информацию о проведенных представителями компаний-акционеров аудитах / проверках от представителей функции внутреннего аудита с целью оказать негативное влияние на процесс мониторинга своевременности и полноты выполнения мероприятий, предложенных аудиторами.

Как правило, обсуждение вопросов и принятие соответствующих решений по процессу проведения аудитов / проверок, осуществляется на заседаниях комитета по аудиту при совете директоров / наблюдательном совете совместного предприятия / консорциума. Ответственность за подготовку необходимой информации для заседаний, как правило, возлагается на руководителя функции внутреннего аудита.

Одним из наиболее конструктивных вариантов является формирование и согласование единой позиции руководства и акционеров по приведенным выше ситуациям, дальнейшая формализация принятых решений в отдельном процедурно-нормативном документе или в обновленной редакции ранее принятых процедурно-нормативных документов, регламентирующих деятельность внутреннего аудита. Наличие согласованной единой позиции у акционеров позволит в будущем избежать ситуаций возникновения разногласий по вопросам проведения аудитов и проверок в совместном предприятии / консорциуме.

В таблице ниже представлены наиболее приемлемые с точки зрения функционирования совместного предприятия / консорциума решения по проблемным ситуациям, приведенным выше.

Таблица 1. Краткое описание решений проблемных ситуаций, способных оказать негативное влияние на функционирование внутреннего аудита в совместном предприятии / консорциуме.

№	Краткое описание проблемы	Предлагаемое решение
1	Отсутствие единого понимания у компаний-акционеров в отношении ожиданий от функции внутреннего аудита, задачи и критерии их выполнения не сформулированы	Формализация основных целей и задач внутреннего аудита в соглашении о совместном предприятии / договоре акционеров, а также во внутренних процедурно-нормативных документах. Периодическое обсуждение и согласование между внутренним аудитором и акционерами дополнительных целей и задач.
2	Отсутствие единого подхода у компаний-акционеров к методологии планирования и проведения аудитов / проверок	На стадии планирования внутреннему аудитору обеспечить совместное обсуждение и согласование с аудиторами акционеров объема аудита / проверки, методологии проведения и формата отчета.
3	Низкий уровень координации взаимодействия между компаниями-акционерами при планировании и проведении аудитов / проверок	На стадии планирования внутреннему аудитору обеспечить совместное обсуждение и согласование с аудиторами акционеров графика проведения аудита / проверки, рассмотрения и согласования результатов, состава аудиторской команды и порядок документирования результатов. При проведении проверки внутреннему аудитору требуется организовывать и проводить совещания с обсуждением текущего статуса и соблюдения ранее согласованного графика.
4	Низкий уровень доверия со стороны компаний-акционеров к результатам работы аудиторов	Организовывать и проводить самооценку и периодическую внешнюю оценку функции внутреннего аудита на предмет соответствия требованиям международных стандартов / профессиональных стандартов. Инициировать и проводить регулярные встречи с аудиторами акционеров для обсуждения подходов к выполнению проверок, критериев достаточности информации и объективности выявленных несоответствий. По наиболее существенным недостаткам передавать информацию аудиторам акционеров для наиболее объективной оценки важности выявленного несоответствия и присущих ему рисков.
5	Недостаточный уровень взаимодействия между представителями функции внутреннего аудита и аудиторов компаний-акционеров по вопросам планирования и проведения аудитов / проверок	Представителям акционеров назначить лиц, ответственных за координацию всех мероприятий по аудитам / проверкам в совместном предприятии / консорциуме. Внутреннему аудитору при содействии акционеров на заседаниях аудиторского комитета организовать и в дальнейшем поддерживать взаимодействие с аудиторскими подразделениями компаний-акционеров по вопросам исполнения согласованного Плана и мониторинга выполнения мероприятий.
6	Проведение аудитов / проверок в объеме, существенно превышающем объем, указанный в предварительно согласованном техническом задании	На стадии планирования внутреннему аудитору обеспечить совместное обсуждение и согласование с аудиторами акционеров объема аудита / проверки, уведомив о необходимости соответствия результатов согласованному объему. В отчете по результатам аудита / проверки отразить информацию об объеме и его соответствии ранее согласованному техническому заданию.
7	Руководство подразделений проверяемого совместного предприятия может скрывать информацию о проведенных представителями компаний-акционеров аудитах / проверках	Внутреннему аудиту и акционерам обеспечить независимый обмен информацией о проведенных аудитах / проверках в течение отчетного периода, на постоянной основе осуществлять мониторинг выполнения мероприятий и предоставление указанной информации акционерам.

Предлагаемые решения для наиболее распространенных проблемных ситуаций требуют адаптации с учетом конкретного совместного предприятия / консорциума, сегмента экономики, структуры акционерного капитала и юрисдикций компаний-акционеров.

Немаловажным аспектом в организации и поддержании взаимодействия между внутренним аудитом совместного предприятия / консорциума и аудиторами компаний-акционеров является планирование и проведение встреч по обмену опытом в области внутреннего аудита и контроля. Наиболее приемлемым форматом встречи в этом случае является аудиторский форум.

Как правило, он проводится на ежегодной основе. В состав участников включаются представители подразделений внутреннего аудита и других подразделений (если требуется) всех компаний-акционеров, представители функции внутреннего аудита совместного предприятия / консорциума, непосредственный руководитель функции внутреннего аудита, председатель аудиторского комитета, другие представители совместного предприятия / консорциума, компаний-акционеров, сторонней организации, оказывающей услуги по проведению и координации встречи.

При планировании очередного форума внутренним аудитором совместного предприятия / консорциума осуществляется формирование, согласование и рассылка повестки встречи. В нее включаются вопросы, связанные со статусом выполнения запланированных аудитов / проверок, формированием плана на очередной календарный год, результаты аудитов / проверок и иных мероприятий, выполняемых функцией внутреннего аудита, координации совместных аудитов / проверок и другие вопросы, связанные с внутренним аудитом и контролем, управлением рисками и обеспечением соответствия.

Главной задачей аудиторского форума является поиск и согласование оптимального решения по всем вопросам, отраженным в повестке очередной встречи. Основные результаты форума, в том числе, принятые решения отражаются в протоколе / меморандуме, согласованная версия которого впоследствии направляется всем участникам.

Немаловажным мероприятием, направленным на улучшение координации между внутренним аудитом совместного предприятия / консорциума и представителями компаний-акционеров, является проведение совместных аудитов / проверок с участием представителей акционеров и совместного предприятия / консорциума. Проведение совместных аудитов / проверок позволяет оперативно обсуждать все вопросы, возникающие у представителей аудиторской группы, обеспечивается необходимая вовлеченность и координация процесса выполнения программы аудита, что позволяет повысить качество подготовки результатов и формирования мероприятий по совершенствованию проверяемых процессов и присущих им механизмов контроля.

Помимо указанных регулярных мероприятий по инициативе одной из сторон может быть организован обмен информацией в режиме реального времени по следующим направлениям:

1. Управление рисками, в том числе, результаты переоценки известных руководству организации рисков, определение новых рисков, способных оказать негативное влияние на деятельность организации;

2. Результаты расследования инцидентов и происшествий, в том числе, случаев злоупотреблений;

3. Результаты оценки качества исполнения договоров подрядными организациями;

4. Результаты предквалификации потенциальных контрагентов совместного предприятия / консорциума или компаний-акционеров, в том числе, информация о дисквалифицированных участниках;

5. Другие направления после предварительного согласования со стороны руководства совместного предприятия / консорциума и акционеров.

Обмен информацией по указанным направлениям позволит заинтересованным сторонам повысить оперативность принятия решений и снизить потребность в ресурсах на выполнение дублирующихся мероприятий.

Таким образом, функция внутреннего аудита в совместных предприятиях / консорциумах может обеспечивать результативное решение задач по оценке системы внутреннего контроля и управления рисками, планированию и координации аудитов / проверок, в том числе, с участием представителей компаний-акционеров, мониторингу выполнения ранее согласованных мероприятий для предоставления заинтересованным сторонам разумной уверенности в способности совместного предприятия / консорциума достигать поставленных целей при выполнении условий, приведенных ниже:

1. Цели и ожидания от функции внутреннего аудита на очередной календарный год сформированы, система показателей, характеризующих достижение установленных целей согласована с руководителем функции внутреннего аудита;

2. Наличие согласованного процедурно-нормативного документа, регламентирующего взаимодействие с представителями компаний-акционеров по вопросам планирования, проведения, координации аудитов и проверок, мониторинга и формирования отчетности о выполнении согласованных мероприятий;

3. Наличие согласованного Плана аудитов и проверок на очередной календарный год, своевременное уведомление внутреннего аудитора о незапланированных аудитах / проверках и предоставление их результатов;

4. Совместное обсуждение результатов проведенных аудитов / проверок и согласование планов мероприятий по устранению выявленных недостатков в системе внутреннего контроля;

5. Проведение встреч для обмена опытом по вопросам управления рисками, внутреннего аудита и контроля, обеспечения соответствия;

6. Оказание содействия со стороны представителей компаний-акционеров при согласовании инициатив внутреннего аудитора, направленных на совершенствование элементов системы внутреннего контроля;

7. Предоставление по запросу внутреннего аудитора технических экспертов для запланированных аудитов и проверок, проведение которых предполагает наличие специальных технических компетенций для оценки функционирования технологических процессов.

С учетом тенденций по внедрению информационных технологий во все аспекты деятельности совместных предприятий / консорциумов для функции внутреннего аудита в ближайшем будущем могут стать актуальными дополнительные задачи по проведению проверок / оказанию консультаций в следующих областях:

1. Создание единого информационного пространства со всеми акционерами для оперативного обмена информацией о деятельности совместного предприятия / консорциума через создание специального модуля в ERP-системе с предоставлением удаленного доступа представителям акционеров;

2. Оценка корректности функционирования механизмов хранения и обработки больших массивов информации, интерпретации результатов обработки больших массивов данных для своевременного выявления ситуаций некорректной презентации информации заинтересованным лицам;

3. Проверка процесса управления лицензиями на предмет соответствия положениям договора с поставщиком программного обеспечения;

4. Координация процесса совершенствования внутренней контрольной среды на основании мероприятий, сформированных по результатам проведенных аудитов / проверок.

Дальнейшая интеграция информационных технологий и функции внутреннего аудита в совместном предприятии / консорциуме позволит повысить оперативность решения задач, качество предлагаемых решений, выполнить задачу по унификации и нормированию выполнения мероприятий в рамках программы проверки, а также оптимизировать количество ресурсов, привлекаемое на постоянной основе для внутреннего аудита.

Список использованной литературы:

1. Международные основы профессиональной практики внутреннего аудита (МОПП ВА) // Институт внутренних аудиторов (США). – 2017.

2. Об иностранных инвестициях в Российской Федерации: федеральный закон Российской Федерации от 9 июля 1999 г. № 160-ФЗ: принят Гос. Думой Федер. Собр. Рос. Федерации 25 июн. 1999 г.: одобр. Советом Федерации Федер. Собр. Рос. Федерации 2 июля 1999 г. // Рос. Газ. – 1999. – 9 июля.

3. Андресон У., Хэд М. Внутренний аудит: обеспечение уверенности и консультирование // Институт внутренних аудиторов (США). – 2018. 340 с.

4. Гармаев А. Корпоративный договор для совместных предприятий // «ЭЖ-Юрист». 2015. № 35.

5. Гармаев А. Российское право для совместных предприятий // «ЭЖ-Юрист». 2014. № 38.

6. Маловицкий Р.С., Барышев М.А. Совместное предприятие в Российской Федерации: преимущества и недостатки создания с точки зрения корпоративного управления // «Вестник Арбитражного суда Московского округа». 2016. № 2.