Качества внутреннего аудитора: несколько кейсов из практики

Автор: Антон Краснопольский, внутренний аудитор, победитель Национальной премии «Внутренний аудитор года» в номинации "Внутренний аудитор года непубличной компании" (2015 г.), член Института внутренних аудиторов

Каким должен быть внутренний аудитор в понимании окружающих его коллег? Каким должен быть внутренний аудитор в своем собственном восприятии в рамках вселенной аудита? Каким должен быть внутренний аудитор в своей профессии? Какая выгода от взаимодействия внутреннего аудитора и менеджмента компании? Ответить на эти вопросы я предлагаю на реальных примерах из практики.

Например, потому, что вскрытие мошеннических схем персонала всегда вызывает противодействие со стороны мошенников. А раскрытие мошеннических действий в одном бизнесе может потянуть за собой раскрытие мошеннических действий в другом бизнесе, и чтобы вскрывать эти схемы, нужна определенная смелость.

Пример из практики.

По плану работ внутреннему аудитору предстояла проверка работы автопарка компании, анализ затрат на содержание автопарка, анализ расхода топлива техникой. Проверка практически заканчивалась и предстояло готовить отчет по результатам, но внутреннему аудитору так и не удалось получить от начальника транспортного цеха (заведующего гаражом) отчет об использованном топливе. Он все время был загружен делами, текучкой, выездами и проч. Нюанс заключался в том, что заведующий гаражом вел фактические отчеты по покупке топлива и его расходу в своих специальных файлах в Excel, на основании которых бухгалтер выполняла списание топлива. Внимание к деятельности заведующего гаражом привлекли следующие маркеры («красные флажки»):

• отказ ответственного лица от встречи с внутренним аудитором; постоянные отговорки.

• длительный лаг в периодах между отчетами, подготовленными заведующим гаражом, и фактическими датами списания затрат в бухгалтерской базе данных.

Внутренний аудитор использовал иной источник для получения данных об использованном топливе – топливные карты, поскольку именно ими осуществлялись расчеты за топливо. Внутренний аудитор запросил электронные отчеты о заправках по картам от поставщиков топлива. Его внимание привлекли топливные карты с безлимитным расходом топлива. По результатам анализа времени заправок и объема заправляемого топлива оказалось, что у двух автомобилей, которые, кстати, были закреплены за заведующим гаражом и его знакомым, невероятный объем баков и такое же невероятное количество потребляемого ими топлива. Стало очевидно, что топливо на картах превращалось в наличные на заправках. Это продолжалось почти год, и дельцами было «уведено» у бизнеса около 1 млн. руб.

По результатам проверки внутреннего аудитора:

• компания перешла на лимитированные топливные карты: с суточным лимитом объема топлива и суточным лимитом денежных средств;

• обязанность вести отчеты по заправкам и потребленному топливу была делегирована отдельному бухгалтеру. Стал работать принцип разделения полномочий;

• разработаны и утверждены приказом нормы расхода топлива и ГСМ для автопарка компании.

Что изменилось в бизнесе после проверки внутреннего аудитора:

1. Бизнес избавился от мошенников;

2. Процесс списания топлива стал более прозрачным;

3. Собственник бизнеса перестал терять свои деньги.

Внутренний аудитор всегда должен планировать время для посещения подразделений, мест производства, мест хранения. Хороший и качественный внутренний аудит не получится, если не выходить из своего кабинета. Внутреннему аудитору просто необходимо "вариться" в бизнес-процессах компании.

Пример из практики.

Внутренний аудитор участвовал в инвентаризации склада, в результате которой была зафиксирована существенная недостача ТМЦ. Об этом сообщили генеральному директору и ответственным лицам, назначили внутреннее расследование обстоятельств возникновения недостачи. Из объяснительной записки начальника отдела, в функциональном подчинении которого находился склад, следовало, что «отсутствующими» ТМЦ была закрыта «недопоставка» аналогичных ТМЦ, возникший в процессе доставки товара (комплектующие для оборудования). Были собраны объяснительные записки всех участников процесса доставки: сотрудников, экспедирующих груз; сотрудников, собиравших партию; водителя, доставлявшего груз. По материалам объяснительных, были обозначены «узкие» места в бизнес-процессах:

• доставка: недостаточное количество людей, обеспечивающих экспедирование груза;

• заказ автомобилей: привлечение для доставки оборудования грузовых автомобилей с открытым типом кузова;

• оформление договоров доставки: отсутствие в заключаемом договоре пункта о материальной ответственности за груз «третьей» стороны (привлекаемых водителей на собственных автомобилях, осуществляющих доставку груза).

Внутренним аудитором были даны рекомендации по исключению узких мест в бизнес-процессах. Таким образом, из-за банальной недостачи на складе были изменены несколько основных подпроцессов на предприятии. При этом, если инвентаризация склада проводилась бы только персоналом подразделения, она закончилась бы ничем; а участие внутреннего аудитора, как независимого и объективного "ока", помогло компании заметно улучшить процессы.

Второй и третий постулаты тесно взаимосвязаны. Хорошо посмотреть и увидеть внутренний аудитор сможет, только находясь в "гуще событий" и общаясь с владельцами процессов.

По словам Сергея Александровича Мартынова, президента российского отделения ACFE: "Неправильный тот внутренний аудитор, который пишет владельцу бизнеса или топ-у в своих отчетах – «Имярек Имярекович Имяреков ворует». Правильный внутренний аудитор в своих отчетах должен показывать, что есть возможности и Имярек Имярекович ими пользуется, но после выполнения рекомендаций эти возможности у Имярекова исчезнут».

Пример из практики.

По плану работ внутреннему аудитору необходимо было выполнить анализ причин списания готовой продукции, рассчитать объем потерь готовой продукции при ее хранении, установить причины потерь и зафиксировать их частоту. По результатам проверки внутренний аудитор подготовил отчет для менеджмента, в котором все сведенные данные были изложены в простом и понятном формате. Краткие результаты проверки:

• «потери» при хранении составили около 3 млн. руб. (возможно, и не потери, документально все было оформлено исключительно хорошо, а в некоторых случаях – не особенно утруждались оформлять документально, а просто на клочке бумаги в виде служебной записки списывались существенные объемы готовой продукции под предлогом потерь при хранении);

• потери в результате хищений неустановленными лицами составили около 1 млн. руб.

Для подготовки отчета, своих выводов по результатам проверки и рекомендаций, внутренний аудитор кроме работы с документами и учетными данными, хорошо осмотрел места хранения, поэтому знал их реальное состояние, а также побывал в каждом из задействованных в аудите подразделений. Проведенная проверка показала возможности для предотвращения потерь и возможных хищений активов предприятия в размере 4 млн. руб.

Внутреннему аудитору нужно общаться с людьми. Перед началом внутреннего аудита поговорите с персоналом: не обязательно с владельцами процессов, просто говорите с сотрудниками, умейте правильно слушать, и перед вами могут открыться новые горизонты для аудиторских проверок.

Пример из практики.

Директор предприятия при посещении пункта приемки сырья визуально (за счет большого практического опыта) определил, что учетные данные поступившего сырья для переработки не соответствуют его фактическому наличию. Внутреннему аудитору было дано задание разобраться в причинах расхождения данных.

Внутренний аудитор провел беседу с одним из бывших работников сырьевого пункта в ключе «как может возникнуть такая ситуация?». По результатам интервью внутренний аудитор сделал следующее:

• запросил приемные накладные на сырье за три предыдущих месяца;

• провел анализ и сопоставление запрошенных накладных на предмет:

1) Какие автомобили осуществляли доставку сырья?

2) Откуда осуществлялась доставка сырья? Расстояние от пункта загрузки до пункта выгрузки.

3) Сколько раз автомобиль разгружался на сырьевом пункте?

По результатам проведенного анализа первичных документов был сделан следующий вывод: на пункте приема сырья работала группа сотрудников, находящихся в сговоре (весовщицы и водители грузовых автомобилей, доставляющих сырьё для переработки). Проверка внутреннего аудитора:

• предотвратила дальнейшие приписки объёмов поставляемого сырья;

• предотвратила оплату предприятием непройденных километров и «нарисованных» тонн несуществующего сырья.

Потери бизнеса от приписок составили около 0,7 млн. руб.

В этом случае внутренний аудитор смог услышать именно ту информацию, которая помогла правильно выбрать действия для эффективной проверки.

Пример из практики.

Внутреннему аудитору предстояла проверка по направлению «работа камер наружного видеонаблюдения». С таким направлением проверки он столкнулся впервые, поэтому обратился к более опытным коллегам за помощью и советом (большое спасибо Алексею Ковалеву и Юрию Тощакову!). Коллеги обратили внимание на следующие вопросы в работе камер видеонаблюдения:

• работа оборудования. Частота сбоев работы камер?

• работают все камеры видеонаблюдения или только их часть?

• куда направлены камеры видеонаблюдения? Что они фиксируют?

• где установлен сервер и накопители информации?

• кто отслеживает и снимает накопленную информацию?

Аудиторская проверка выявила следующее:

1. В одном из подразделений компании работа оборудования не была постоянной из-за частых перепадов напряжения на магистральной линии электропередач. Дополнительный источник питания в подразделении отсутствовал. Работа видеонаблюдения сбоила постоянно вместе с отключениями электричества. Смысл этого инструмента терялся, поскольку фактически он не работал.

2. В другом подразделении было установлено 18 камер, из них в постоянном режиме работали только 9 камер; в режиме «работает – не работает» – 6 камер; просто висели и не работали – 3 камеры.

3. В третьем подразделении из 17 установленных камер 3 камеры не фиксировали ничего: одна снимала основание столба, на котором висела, вторая снимала небо над собою, третья была направлена в самый темный угол помещения и постоянно показывала две стены.

4. В четвертом подразделении сервер и жесткие диски-накопители стояли внутри комнаты охраны с возможностью прямого доступа к носителям информации.

5. Отслеживанием и снятием накопленной информации никто не занимался.

6. Веб-камеры в подразделениях не устанавливались: бюджета не хватило.

В этом случае именно коммуникация с опытными коллегами смогла повысить качество внутренней аудиторской проверки.

(не мелочным, а именно внимательным к мелочам – это две принципиальные разницы).

Пример из практики.

По плану работ внутреннему аудитору предстояли проверка и анализ авансовых отчетов сотрудников предприятия. Одним из сотрудников были предоставлены подтверждающие документы из муниципальной гостиницы города районного масштаба со стоимостью одноместного номера, вызвавшей сомнение у внутреннего аудитора. В подтверждающем документе цена проживания была сопоставима с ценой номера в 4-звездочном отеле. Внутренний аудитор сделал официальный запрос в гостиницу о стоимости проживания и деталях регистрации сотрудника предприятия. Из официального ответа следовало, что данный сотрудник в гостинице не останавливался и номерным фондом такой стоимости гостиница не обладает.

Оцифровывать это злоупотребление не имело смысла из-за незначительности суммы, но сам факт стал толчком для улучшения бизнес-процессов предприятия:

• процесс «обработка подтверждающих документов»: в компании был разработан стандарт о том, какие первичные документы принимаются к учету и в каком виде они должны быть;

• по результатам проверки была разработана политика предприятия по командировочным расходам.

Закончить статью я хочу одним из своих любимых анекдотов, поскольку он раскрывает большой пласт вопросов к деятельности внутреннего аудитора.

«Крупный заводчик приходит к раввину:

- Ребе, у меня проблемы. Завод приносит одни убытки, дисциплины никакой, производительность на нуле, долги растут, налоги заели. Что делать?

- Возьми Талмуд потолще, положи его под мышку – и обходи завод два раза в день.

Через месяц приходит радостный предприниматель к раввину и говорит:

- Замечательно, воровство на работе прекратилось, бездельники уволены, производительность выросла, с долгами покончено! В чем секрет?

- Руководитель должен постоянно находиться у себя на производстве и вникать во все, что происходит.

- Это я понял. А Талмуд зачем?

- Для солидности».

Для достижения эффективности своих проверок и отчетов по результатам проверок внутреннему аудитору необходимо рекомендовать улучшения в бизнес-процессах предприятия как с точки зрения противодействия мошенническим действиям персонала, так и с точки зрения оптимизации затрат, приближения процессов к лучшим практикам, соответствия процессов отраслевым и внутрикорпоративным стандартам. Необходимо оцифровывать свои рекомендации, выполнять стоимостной анализ «как было до проверки внутреннего аудитора и как станет/ стало после проведенного аудита». Лучший способ наглядно донести результаты проверок бизнесу – выполнить оцифровку своих рекомендаций в валюте, релевантной ситуации.

Удачных вам проверок!