Независимая инвентаризация промышленных предприятий. Что это за зверь?

Автор: Отев Игорь Павлович, директор ООО МАКФ "Аудитэкоконс"

1. Причины привлечения независимых инвентаризаторов
2. В каких случаях промышленные предприятия проводят независимую инвентаризацию?
3. Что нужно для проведения независимой инвентаризации?
4. С чем приходится сталкиваться инициаторам проведения независимой инвентаризации?
5. Ода работникам бухгалтерии
6. Переговорный процесс и заключение договоров
7. Кто эти независимые инвентаризаторы?
8. Резюме

Обычно промышленные предприятия проводили инвентаризацию собственными силами с помощью своих сотрудников. Независимых инвентаризаторов приглашали крайне редко и, как правило, для инвентаризации отдельных объектов, а не всего предприятия в целом.

Сложившаяся экономическая ситуация в стране сделала свое дело. Руководителям и собственникам предприятий приходится реагировать, усиливать контроль и учет своего бизнеса.

В 2016 году в промышленной инвентаризации предприятий произошел коренной перелом. Резко увеличилось количество предложений о ее проведении. Предприятия стали пользоваться услугами независимых специалистов.

Независимая инвентаризация промышленных предприятий отличается от инвентаризации торговых сетей. Фирмы, специализирующиеся на инвентаризации торговых сетей, баров, ресторанов редко соглашаются на проведение инвентаризации промышленных объектов. Здесь совсем другая психология, другие кадры. Практически все инвентаризации связаны с выездом и на срок минимум 2-3 недели, максимум до 2-х с половиной месяцев. Работать приходиться в разных климатических условиях: на жаре, среди комаров и гнуса, и не всегда понимающего доброжелательного отношения со стороны сотрудников заказчика.

1. Разбогатеть, тем более быстро, в данной экономической ситуации достаточно сложно. Очень важно не потерять имеющиеся активы. Для этого должен осуществляться жесткий учет и контроль.

2.     Инвентаризация на предприятиях своими силами не эффективна, и ее результаты часто не достоверны. Как правило, сотрудники предприятия при таком варианте инвентаризации проверяют сами себя. Они не заинтересованы создавать себе проблемы.

Из нашей практики:

1. Инициатором проведения независимой инвентаризации являются банки, в залоге у которых находится имущество предприятий. Во многих банках и предприятиях заемщиков произошли сокращения персонала. В результате этого ослаб контроль за залоговым имуществом, что создало почву для злоупотреблений при его использовании.

2. При банкротстве кредиторам и арбитражному управляющему важно знать, какие активы есть на предприятии и их характеристика. При банкротстве особое значение имеет инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности.

3. Инициатором проведения независимой инвентаризации являются сами собственники и руководство предприятия. Так как их не устраивают результаты и качество инвентаризации своими сотрудниками.

Для проведения независимой инвентаризации, как и для проведения ревизии, собственникам бизнеса и руководству предприятий, прежде всего, нужна политическая воля.

Решение о проведении независимой инвентаризации это не сиюминутная прихоть, а глубокая личная убежденность руководства предприятия в том, что ее нужно проводить, несмотря на нежелание некоторых сотрудников.

Прежде всего, с противостоянием материально ответственных лиц (МОЛ) и работников бухгалтерии.

Это выражается в их фразах: «деньги на ветер», «зачем это надо», «мы и сами не хуже делаем», «нам не доверяют», «кто эти инвентаризаторы», «они нам будут только мешать», «руководство расписалось в собственном бессилии» и т.д. можно продолжать до бесконечности.

Кроме этого, могут быть «случайно» уничтожены электронные базы данных и документы, а МОЛы уйти на больничный, а то и просто уволиться перед началом проведения инвентаризации. И увольняется иногда не один человек, а сразу несколько, что может создать «головную боль» для руководства организации.

Правды ради, надо отметить, что в подавляющем большинстве при проведении инвентаризации работники бухгалтерии являются союзниками инвентаризаторов, в отличии от проведения ревизии финансово-хозяйственной деятельности.

Они оказывают реальную помощь. Своевременно предоставляют инвентаризационные описи, дают пояснения, участвуют в решении проблем, возникающих при проведении инвентаризации.

Сложнее работать с некоторыми материально-ответственными лицами на складах. Они слабо разбираются в расходных материалах, запчастях, оборудовании. Часто не могут отличить оригинальные детали от аналогов.

Как это не банально звучит, переговорный процесс – длительная и сложная процедура. При проведении переговоров с потенциальным заказчиком менеджеры ООО МАКФ «АудитЭкоконс» всегда интересуются, какая же истинная цель проведения инвентаризации. Если исключить слова «хочется получить более объективную картину о состоянии имущества», «пора работать по-современному», «поручи дело профессионалам», «посмотреть на ситуацию со стороны, глазами независимых людей», то в сухом остатке остается «я не доверяю своим сотрудникам», «у меня есть серьезные сомнения. Вы должны их подтвердить или рассеять». Одним словом, узнать, сколько украли, кто и на каком участке.

Самая главная формула успеха – знание, как обращаться с людьми.
Теодор Рузвельт

Если независимая инвентаризация на предприятии проводится впервые, то опыта в ее организации и взаимодействии с инвентаризаторами у сотрудников потенциального заказчика нет. В процессе переговоров участвуют различные службы, с которыми согласовываются условия ее проведения. Каждая служба пытается вставить свои «пять копеек». Переговоры более эффективны, если они ведутся с участием главного бухгалтера или других представителей бухгалтерии. Все их вопросы по делу и к месту. Трудности с другими службами возникают, как правило, от незнания ими специфики независимой инвентаризации. Некоторым юристам в договорах мерещится засада, а специалистам экономической безопасности – измена. Но это обычно в начале переговоров.

Заказчик часто просит внести в предмет договора провести анализ документов, инструкций, приказов, договоров о материальной ответственности, связанных с инвентаризацией. А по ее окончании дать рекомендации по устранению выявленных недостатков или провести ревизию финансово-хозяйственной деятельности.

Бюрократические проволочки влияют на начало проведения инвентаризации. Это сказывается на готовности специалистов начать работу.

Из нашей практики:

Договорились о проведении инвентаризации на конец мая. Сроки несколько раз переносились. И в конечном итоге было принято решение начать ее в октябре. Обычная ситуация, но что это означает, что несколько раз придется покупать билеты и сдавать их, бронировать места в гостинице, может поменяться состав инвентаризаторов. Все это может сказаться на качестве проведения инвентаризации.

Собственники обойдутся без советов, как им вести свой бизнес. Даже если Вы не собираетесь проводить независимую инвентаризацию, объявите это заинтересованным сотрудникам и посмотрите на их реакцию. А если предложите им пройти еще и добровольно-принудительную проверку на детекторе лжи, то будьте готовы, что часть сотрудников уволится. Кто-то скажет, что это жестоко, но, видно, сегодня по-другому нельзя. Как сказано в Библии: «…проклят человек, который надеется на человека…».

Но не все сотрудники – жулики. Надо учитывать очень важный психологический фактор. Независимая инвентаризация, проводимая впервые, для сотрудников организаций это стресс. Некоторые могут просто растеряться, воспринять ее как личную обиду, оскорбление. Как показывает практика большинство сотрудников приходит в себя после первых двух-трех дней инвентаризации. Тут очень многое зависит от руководства организации и от самих инвентаризаторов. 

На любом предприятия или складе всегда что-то не так, хотя бы немного, по различным причинам. И это не всегда связано с хищениями и злоупотреблениями. Часто причиной излишков или недостачи является сама система ведения бизнеса на предприятиях и самое банальное – низкий уровень исполнительской дисциплины, несвоевременная сдача документов.

Проверка ГСМ в транспортном цехе. Независимая инвентаризация проводится впервые. Всех сотрудников заранее предупредили о ней, в том числе и о проверке ГСМ в баках автотранспортных средств. Для этого необходимы мерные инструменты – линейки. Вместо них, за редким исключением, используются арматурные стержни и в буквальном смысле швабры. Какой вывод здесь можно сделать неопытный человек? Издеваются, либо обманывают. Такой вариант вызывает недоверие. Но водители этих автотранспортных средств утверждают, что они такими «мерными инструментами» определяют точное количество ГСМ в баках. Может кто-то не поверит, но когда был сделан слив ГСМ, данные водителей, подтвердились.

В чем дело? Да все очень просто. Водители и даже начальник транспортного цеха привыкли таким способом замерять ГСМ. Это уже годами сложившаяся традиция, если хотите, уровень культуры производства.

Вроде бы, что здесь плохого? Ведь количество ГСМ при сливе совпало с указанными ими объемами. Дело в том, что все эти арматуры и швабры незаконны. Это не мерный инструмент. Это все равно, что в магазинах при взвешивании пользоваться не гирями, а консервными банками. На них тоже указан вес. Формально такие автотранспортные средства могут считаться не готовыми к проведению инвентаризации.

Если для проведения инвентаризации торговой сети можно подобрать специалистов даже малообразованных и за десять минут научить их пользоваться терминалом для сбора данных (ТСД), то для промышленных предприятий необходимы кадры, имеющие профессиональные знания в металловедении, промышленно-гражданском строительстве, механизмах... И это минимум. Максимум они должны иметь опыт работы в качестве мастеров, начальников цехов, инженеров, технологов, конструкторов, геодезистов и проработать по специальности пять-десять лет. Они должны говорить на одном языке со специалистами заказчика. Грубо говоря, не дать себя обвести вокруг пальца, отличить аналог от оригинала, разбираться в имуществе не хуже, чем материально-ответственные лица заказчика. Если таких специалистов нет, то результаты инвентаризации будут плачевно предсказуемыми. Кроме этого, команда должна быть, по возможности, разновозрастная, чтобы в ней были и молодые специалисты, и люди в возрасте с большим опытом работы. Им сложно «лазить» по верхним этажам складов, по чердакам и т.п.

Кому-то покажется странным, но желательно, чтобы в команде были женщины. Они существенно влияют на производительность труда членов рабочей группы. А в отдельных ситуациях бывают просто незаменимы.

Так как часто инвентаризации проводят в различных регионах, крайне желательно, чтобы инвентаризаторы были с одного региона, а также знали друг друга по делам, уже имели опыт общения, в том числе и производственный. Из нашей практики: набрать людей из разных регионов – не лучший вариант. Это принесет больше проблем, чем пользы. В таких ситуациях люди не знают друг друга, ничем друг другу не обязаны. Их связывает только единичная инвентаризация и в таких случаях свои обязательства они выполняют формально. Могут просто «уйти в туман», запить, найти друга-подружку или просто уехать домой.

Принцип такой – больше народу, больше проблем: заболели, запили, дни рождения с вытекающими последствиями, бытовые проблемы, кто-то дефис не помыл за собой посуду или храпит по ночам. Все это в конечном итоге сказывается на качестве работы инвентаризаторов. Поэтому вывод: люди должны быть свои, проверенные, профессионально подготовленные, рабочими лошадками, соблюдать технику безопасности и охраны труда. Проводить инвентаризацию не количеством, а умением.

Вывод: меньше народу — меньше проблем, больше порядка.

Это редкая категория инвентаризаторов. В двух словах, геодезисты – это бродяги, дети степей, лесов и болот, свободные художники. Их привлекают для инвентаризации карьеров, сыпучих, инертных материалов (песок, цемент, щебень и т.д.), которые могут находиться на открытых площадках, в закрытых помещениях. От места их хранения зависит вид геодезического оборудования. При проведении инвентаризации геодезисты-инвентаризаторы должны применять минимум как аналогичное оборудование, которым пользуются местные геодезисты. Например, если местные специалисты делают съемку и обработку данных инвентаризируемых объектов за два дня с погрешностью 3%, а геодезист-инвентаризатор будет использовать устаревшее оборудование, делать замеры и обрабатывать их за десять дней с погрешностью 10%, то такой геодезист, кроме как, недоверия и антирекламы себе ничего не заработает. Поэтому для съемки нужно применять современное оборудование с программным обеспечением. Это существенный факт должны учитывать и потенциальный заказчик и независимые инвентаризаторы.

Руководить - это значит не мешать хорошим людям работать.
Петр Леонидович Капица

Но все эти условия даже при их наличии ничто, если нет руководителя, НАСТОЯЩЕГО МАСТЕРА, МЭТРА. Руководитель команды инвентаризаторов должен обладать непререкаемым авторитетом, иметь профессиональные знания, большой производственный опыт, умение руководить людьми, взаимодействовать с работниками бухгалтерии, с материально-ответственными лицами, юридической и экономической службами безопасности заказчика. Знать технологию и иметь опыт в проведении инвентаризации промышленных, производственных предприятий. Уметь правильно оценить ситуацию, определить необходимое количество специалистов, и количество времени для ее проведения и сдать результаты работы.

В этой статье мы затронули лишь несколько аспектов проведения независимой инвентаризации.

1. Собственники и руководство промышленных предприятий поняли, что в данных экономических условиях оперативный контроль за их имуществом должен производится сторонними профессионалами.

2. Устаревшие «кустарные» методы проведения инвентаризации теперь не актуальны и не эффективны.

3. Независимая инвентаризация промышленных объектов отличается от инвентаризации торговых сетей, баров, ресторанов своими тонкостями и нюансами, в связи с этим за подобный вид инвентаризации берутся далеко не все инвентаризационные компании.

4. Независимые инвентаризаторы для промышленных объектов должны обладать глубокими знаниями и опытом работы в той отрасли, где предприятие осуществляет свою финансово-хозяйственную деятельность. Это является ключевым условием инвентаризации промышленных объектов.