Как выстроить процесс аудита объектов недвижимости

Автор: Александр Колесников, начальник отдела проверок операционной деятельности Блока внутреннего контроля и аудита КЦ Группы МТС,
член Ассоциации «Институт внутренних аудиторов»

Вопрос управления объектами недвижимости один из наиболее важных элементов в деятельности практически каждой компании. В условиях пессимизма в экономике, бизнес в 2019 году будет все чаще искать возможности для оптимизации расходов, все больше обращая внимание на эффективность управления недвижимостью. Опыт МТС основан на управлении несколькими сотнями собственных и арендуемых объектов недвижимости (офисы, склады, технологические помещения, колл-центры, ЦОДы и т.д.) совокупной площадью более 1 000 000 кв.м., более 50 000 технологических объектов (площадки базовых станций), а также около 4000 офисов продаж, площадью около 180 000 кв.м. Столь существенный объем объектов недвижимости требует построения эффективной системы контроля их использования.

Как эффективно выстроить процесс аудита объектов недвижимости, чтобы повысить эффективность бизнеса – опытом делится Александр Колесников, начальник отдела проверок операционной деятельности Блока внутреннего контроля и аудита КЦ Группы МТС, член Ассоциации «Институт внутренних аудиторов».

С необходимостью аудита объектов недвижимости бизнес, как правило, сталкивается при проведении плановых или внеплановых аудитов, а также при экспертизе материалов по проектам или закупкам, выносимых на коллегиальные органы управления.

Укрупненно вопросы аудита недвижимости можно разделить на следующие три блока:

• приобретение объекта недвижимости,

• вопросы, связанные с арендой помещений,

• процессы, относящиеся к эксплуатации объектов.

В случае аудита процесса приобретения объекта недвижимости следует уделить внимание следующим направлениям: соответствие объекта покупки техническому заданию, соответствие объекта рыночной стоимости (в первую очередь стоит изучить отчет оценщика), эффективность внутренней планировки (доля полезных площадей), транспортная доступность, наличие гарантий со стороны продавца.

Возможно возникновение ситуации, когда стоимость объекта соответствует рыночной, однако его площадь существенно превышает требуемую, в результате целесообразность его приобретения должна быть поставлена под сомнение.

В любом случае, решение о приобретении объекта должно быть принято с учетом всестороннего анализа возможных рисков и окупаемости с учетом сопутствующих затрат, таких, например, как оплата парковки, охраны, затрат на перемещение с текущего объекта.

При рассмотрении процесса аренды помещений, независимо от типа объектов, необходимо обратить внимание на следующие контрольные точки:

соответствие арендной ставки рынку с учетом специфики объекта (вид помещений, расположение, площадь), наличие необходимых правоустанавливающих документов у арендодателя, (в т.ч. под субаренду), условий пересмотра арендной ставки, наличие обременений, обоснованность размера и порядок возврата/зачета депозита, целесообразность арендуемой площади, наличие возможности сдачи площадей в субаренду,

Также не стоит забывать о затратах, необходимых на приведение объекта в соответствие с требованиями заказчика. Например, оформление торгового помещения по бренд-буку или соблюдение специфических требований для отделения банка может потребовать проведения дорогостоящего ремонта, и, возможно, по альтернативному объекту такие затраты окажутся ниже.

Одной из процедур аудита должен являться контроль полноты и своевременности взаиморасчетов с арендодателем, отсутствие переплат.

При аудите компании с большим количеством арендуемых объектов недвижимости одной из контрольных процедур может являться контроль отсутствия платежей по закрытым объектам и возврат депозитов по ним.

«Красным флагом» для аудитора может быть смена правообладателя непосредственно перед сделкой, что может оказаться следствием возможных злоупотреблений и завышения ставки аренды (например, по объектам, находящимся в муниципальной собственности).

В практике стоит особенно проверять ситуации, когда компания осуществляет арендные платежи в пользу лица, не обладающего должными правами на сдачу объекта в аренду/субаренду. Если пренебречь этим правилом, в результате может возникнуть риск предъявления со стороны реального правообладателя требования о дополнительной оплате аренды в его пользу.

В рамках аудита процесса эксплуатации объектов, как правило, рассматривается обоснованность расходов на коммунальные услуги, ремонт, техническое обслуживание или клининг. При аудите расходов на ремонт могут быть рассмотрены такие вопросы, как наличие дефектных ведомостей, соответствие фактически использованных и оплаченных материалов, компенсация затрат на ремонт общего имущества (например, крыши или лифта) с соседних собственников. Не последним по значимости является вопрос соблюдения сроков выполнения ремонтных работ, и предъявления претензий подрядчику о компенсации упущенной выгоды в связи с вынужденным простоем.

Вопрос обоснованности оплачиваемых объемов важен не только для ситуации ремонта, но и для услуг клинига и технического обслуживания объектов, аудитору стоит обратить внимание на корректное указание подрядчиком типов помещений и соблюдение периодичности работ.

Хорошим подспорьем при проведении аудита эксплуатационных процессов может являться возможность проведения бенчмаркинга расходов на содержание схожих объектов в компании или по отрасли, а также нормативы по периодичности работ (если такие определены в документах компании).

Помимо рассмотренных выше областей программа аудита объектов недвижимости может предусматривать проведение процедур по анализу эффективности использования активов. Для анализа по площадям фронт-офиса первостепенным обычно является показатель рентабельности офиса. Для административных офисов рекомендуется рассматривать такие показатели как соблюдение нормативов размещения (кв.м. на рабочее место), доля вспомогательных площадей, доля неиспользуемых площадей. По неэффективным офисам должны быть разработаны мероприятия по повышению их эффективности или закрытию/релокации. Одним из мероприятий по повышению эффективности офиса может являться сдача вакантных площадей в аренду/субаренду, при этом необходимо обращать внимание на соответствие ставки рынку и возможность включения в договор пропорциональной доли площадей общего пользования.

Источники информации для проведения аудита объектов недвижимости можно разделить на внешние и внутренне. К числу внешних могут относится официальные данные об объектах недвижимости (например, Росреестр), информация по стоимости приобретения/аренды объектов (сайты с объявлениями, аналитические обзоры агентств недвижимости). Не меньший объем полезной информации можно почерпнуть из внутренних ресурсов компании, например, таких как:

• реестры платежей по объектам недвижимости в динамике;

• данные по рентабельности офисов продаж, содержащие все доходы и расходы;

• реестры объектов недвижимости, детализированные по видам площадей и количеству оборудованных рабочих мест;

• отчеты по задолженности перед арендодателями и подрядчиками;

• реестры ремонтов и аварийно-восстановительных работ, информация о простое объектов.

В МТС существенную помощь при проведении аудита объектов недвижимости оказывают имеющиеся данные в информационных системах компании. Например, в системе собственной разработки IS DAP , содержится информация обо всех имеющихся в компании административных объектах с поэтажными планами, расходах на их аренду, размещении персонала, доходах от сдачи вакантных площадей.

Значительно сокращают трудозатраты на аудит и инструменты автоматизации тестирования, например, ежемесячный автоматизированный контроль отсутствия депозитов по закрытым офисам на основании отчета по дебиторской задолженности.

Проведение аудита процессов работы с объектами недвижимости в крупных компаниях логично автоматизировать с помощью системы анализа больших объемов данных и бизнес-аналитики. Это позволит минимизировать присущие направлению риски, а главное – выстроить прозрачную систему принятия решений при управлении недвижимостью и укрепить восприятие аудиторов как партнеров, позволяющих гибко управлять рентабельностью компании, и за счет скрытых резервов, повышающих эффективность бизнеса.